Privacy

Artikel 1 - Welke gegevens verwerken we over u?

Vandenbalck BV verwerkt in het kader van haar werkzaamheden de volgende persoonsgegevens van u:

• Cookies - Bij ieder gebruik van onze website of app kunnen op basis van cookies en gelijkaardige technologieën verschillende persoonsgegevens over u verzameld worden, met name uw IP-adres, [vul hier aan met de gegevens die u via cookies verzamelt: surfgedrag, apparaattype, locatie, de datum en duur van het gebruik van website of app, besturingssysteem, ...]. (Meer informatie over de manier waarop wij cookies gebruiken, vindt u in artikel 7);
• Klantgegevens - Als u gebruik maakt van onze website of app of een bestelling plaatst, kunnen we de volgende klantinformatie over u verzamelen: uw naam, voornaam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, de naam van uw bedrijf en BTW-nummer, [vul hier aan met andere persoonsgegevens die u verzamelt, bv. geboortedatum, geslacht, taal, bankrekeningnummer, ...] en eventuele andere gegevens die u ons overmaakt;
• Leveranciersgegevens - Als u een (potentiële) leverancier bent, verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u: uw naam, voornaam, adresgegevens, e-mailadres, telefoongegevens, de naam van uw bedrijf en BTW-nummer, bankrekeningnummer, [vul hier aan met andere persoonsgegevens die u verzamelt] en eventuele andere gegevens die u ons overmaakt;
• Communicatiegegevens - Als u ons belt, mailt of een contactformulier indient, dan kunnen we de volgende persoonsgegevens verzamelen: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, evenals de gegevens die u zelf vrijgeeft;
• [...]

Artikel 2 - Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?

Algemene doeleinden:

Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend als volgt:

• Cookies - om onze website en app te onderhouden en verbeteren en om persoonsgegevens op te nemen in statistieken, met als rechtsgrond uw expliciete, voorafgaande toestemming;
• Klantgegevens - om uw account op onze website of app te beheren en voor de levering en facturatie van door u bestelde producten of diensten, met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst met u of omdat wij daartoe een gerechtvaardigd belang hebben;
• Leveranciersgegevens -  om u een offerte-aanvraag toe te sturen, een bestelling te plaatsen, uw facturen te betalen en met u te communiceren, met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst met u;
• Communicatiegegevens - om uw vraag of verzoek te kunnen behandelen, met als rechtsgrond uw expliciete, voorafgaande toestemming online en ons gerechtvaardigd belang bij telefonisch contact;
• [...]

[Als u de persoonsgegevens ook gebruikt voor direct marketing, dan moet u dit artikel opnemen] 

Direct marketing:

We gebruiken uw persoonsgegevens ook voor direct marketing, nieuwsbrieven, acties en promoties, met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang ten aanzien van bestaande klanten of personen die interesse getoond hebben in onze diensten, dan wel uw expliciete, voorafgaande toestemming in alle andere gevallen. 

Als u dergelijke communicatie niet langer wenst te ontvangen en wij de verwerking van uw persoonsgegevens voor onze direct marketing doeleinden stopzetten, dan kan dat zonder kost en zonder dat u daarvoor een reden moet geven, door te klikken op de link in elk van onze direct mailings of door ons rechtstreeks te contacteren per mail of telefoon.

Artikel 3 - Wie ontvangt uw persoonsgegevens?

1. In bepaalde omstandigheden moeten wij uw gegevens delen met derden:

• overheidsinstanties, gerecht en politiediensten op basis van een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving,
• financiële instellingen,
• verzekeringsinstellingen,
• [Als u persoonsgegevens doorgeeft aan andere ontvangers, dan moet u dit hier vermelden (zoals externe consultants, distributienetwerk, partnerbedrijven, …)].

2. [Als u beroep doet op derden die persoonsgegevens bewaren buiten de Europese Economische Ruimte (de EU + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein), dan moet u vermelden op welke manier u gezorgd heeft voor een gegarandeerd “gelijkwaardig beschermingsniveau” in het derde land als het niveau dat onder de GDPR zou gelden (u mag met name enkel data uitvoeren buiten de EER als dat gebeurt naar één van de landen op de lijst met “veilige landen”, als er zogenaamde “bindende bedrijfsvoorschriften” zijn overeengekomen of nog als er contractuele garanties gegeven zijn op basis van de  standaardclausules die de EU heeft opgesteld. Bij twijfel contacteert u best een advocaat. Data-export zonder de nodige omkadering is een ernstige inbreuk op de GDPR)]  

Als wij onze activiteiten ooit stopzetten of overdragen aan iemand anders, bijvoorbeeld omdat we failliet gaan of onze activiteiten verkopen, dan kan dat betekenen dat uw persoonsgegevens aan derden, die geheel of gedeeltelijk onze activiteiten gaan overnemen, worden overgedragen. Wij zullen u in dat geval steeds in de mate van het mogelijke vooraf informeren, maar u begrijpt dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is.

Artikel 4 - Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Onze optiekzaak verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische wetgeving. Persoonsgegevens worden enkel bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere bewaartermijn oplegt.

Klantgegevens zoals naam, adres, contactgegevens en aankoopgeschiedenis worden bewaard zolang de klantrelatie bestaat en tot maximaal tien jaar na de laatste aankoop. Deze bewaartermijn is gebaseerd op de wettelijke verjaringstermijnen voor contractuele en aansprakelijkheidsvorderingen.

Boekhoudkundige en fiscale gegevens, waaronder facturen, betalingsgegevens en bijhorende klantinformatie, worden bewaard gedurende een periode van zeven jaar, conform de fiscale wetgeving.

Medische en optische gegevens, zoals oogmetingen, sterktes, pupildistantie en voorschriften, worden beschouwd als bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor het verstrekken van optische hulpmiddelen en de opvolging van de klant. Zij worden maximaal tien jaar bewaard en zijn enkel toegankelijk voor bevoegd personeel. Na het verstrijken van deze termijn worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Medische voorschriften van oogartsen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de dienstverlening en opvolging, met een aanbevolen bewaartermijn van zeven tot tien jaar.

Camerabeelden die in de winkel worden opgenomen voor veiligheidsdoeleinden worden maximaal één maand bewaard, tenzij de beelden nodig zijn in het kader van een incident, diefstal of gerechtelijk onderzoek. In dat geval worden zij bewaard zolang dit strikt noodzakelijk is.

Persoonsgegevens die worden gebruikt voor marketingdoeleinden, zoals nieuwsbrieven, worden enkel verwerkt mits voorafgaande toestemming van de betrokkene. Deze gegevens worden bewaard tot de toestemming wordt ingetrokken of uiterlijk tot twee à drie jaar na het laatste contact.

Personeelsgegevens worden bewaard volgens de wettelijke bewaartermijnen. Sociale documenten worden gedurende vijf jaar bewaard, loon- en fiscale gegevens gedurende zeven jaar. Gezondheidsgegevens van personeel worden verwerkt en bewaard volgens de regels van de arbeidsgeneeskunde.

Na het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijnen worden alle persoonsgegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd. De bewaartermijnen zijn opgenomen in het verwerkingsregister van de optiekzaak en worden regelmatig geëvalueerd.

Artikel 5 - Uw rechten

U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens en van het gebruik dat wij van die persoonsgegevens maken.

U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U mag in een aantal gevallen opgesomd in de GDPR ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. U heeft het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als u daar ernstige en legitieme redenen voor hebt die onze noodzaak om je gegevens te  verwerken overstijgen. U heeft ook steeds het recht om zich te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing, zelfs zonder daarvoor een reden te moeten aangeven. U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens in digitale en leesbare vorm op te vragen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen aan een andere dienstverlener van uw keuze.  Voor zover onze verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, heeft u het recht om die toestemming in te trekken.

U kan uw rechten uitoefenen per e-mail naar [e-mailadres], per post naar [adres] of via [bv. de formulieren op onze website].

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Drukpersstraat 35 
1000 Brussel 
Tel : +32 (0)2 274 48 00 
contact@apd-gba.be.  

U kan desgevallend ook terecht voor de burgerlijke rechtbank voor het vorderen van schadevergoeding.

Artikel 6 - Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens ernstig en treffen passende technische en organisatorische maatregelen om deze te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde openbaarmaking en wijziging.

De door ons genomen beveiligingsmaatregelen omvatten onder meer:

• Beperkte toegang tot persoonsgegevens: enkel bevoegde medewerkers hebben toegang tot persoonsgegevens, en uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken.
• Beveiligde IT-systemen: onze computers, software en netwerken zijn beveiligd met up-to-date antivirussoftware, firewalls en regelmatige beveiligingsupdates.
• Wachtwoord- en toegangsbeheer: digitale systemen zijn beschermd met sterke wachtwoorden en, waar mogelijk, tweestapsverificatie.
• Beveiligde opslag van medische en optische gegevens: bijzondere persoonsgegevens, zoals oogmetingen en voorschriften, worden apart en extra beveiligd opgeslagen.
• Fysieke beveiliging: papieren dossiers worden bewaard in afgesloten kasten en ruimtes die niet vrij toegankelijk zijn voor onbevoegden.
• Beveiligde communicatie: persoonsgegevens worden niet onbeveiligd doorgestuurd en worden, waar mogelijk, versleuteld verzonden.
• Bewustmaking van personeel: medewerkers worden geïnformeerd over privacyverplichtingen en zijn gebonden aan een vertrouwelijkheidsplicht.
• Regelmatige evaluatie: onze beveiligingsmaatregelen worden periodiek geëvalueerd en aangepast indien nodig.

Ondanks deze maatregelen is geen enkele beveiliging volledig waterdicht. Wij engageren ons echter om voortdurend te streven naar een passend beveiligingsniveau, rekening houdend met de aard van de verwerkte persoonsgegevens en de mogelijke risico’s.

Artikel 7 - Cookies

Onze website gebruikt cookies en gelijkaardige technologieën. Dit helpt ons om u een betere gebruikerservaring te bieden wanneer u onze website bezoekt en laat ons ook toe onze website te optimaliseren. Zonder uw voorafgaande toestemming plaatsen wij uitsluitend strikt noodzakelijke cookies. Voor alle andere cookies vragen wij eerst uw toestemming.